Buổi khai trương không chỉ đơn thuần là một hoạt động đánh dấu sự bắt đầu, mà còn là cơ hội tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng, đối tác và cộng đồng xung quanh. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công, bạn cần một kế hoạch rõ ràng, chi tiết và khoa học. The Anh Events chia sẻ với bạn checklist tổ chức khai trương từ A đến Z, áp dụng cho mọi quy mô từ cửa hàng nhỏ đến showroom lớn.
Xác định mục tiêu tổ chức khai trương
Trước khi bắt tay vào thực hiện, bạn cần xác định rõ lý do và mục tiêu của sự kiện:
- Khai trương nhằm mục đích quảng bá thương hiệu mới?
- Tạo sự chú ý, kéo khách hàng đến cửa hàng lần đầu tiên?
- Tăng doanh thu qua các chương trình ưu đãi đi kèm?
- Gây tiếng vang truyền thông trong khu vực?
Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn lựa chọn hình thức tổ chức, nội dung chương trình, ngân sách phù hợp và đo lường được hiệu quả.
Chọn ngày và giờ tổ chức phù hợp
Việc chọn ngày giờ không nên làm qua loa:
- Chọn ngày đẹp, hợp phong thủy hoặc tuổi của chủ đầu tư (nếu cần).
- Nên tổ chức vào cuối tuần (thứ 7, Chủ nhật) để thu hút đông khách hơn.
- Giờ đẹp nên rơi vào sáng sớm (từ 8h – 10h) hoặc đầu buổi chiều (từ 14h – 16h).
- Tránh tổ chức vào các dịp lễ lớn nếu không có chiến dịch truyền thông mạnh.
Nếu tổ chức ngoài trời, nên xem dự báo thời tiết và có phương án dự phòng khi trời mưa.
Xin giấy phép tổ chức nếu cần
Bạn nên kiểm tra xem hoạt động khai trương của mình có thuộc diện cần xin phép không. Đặc biệt là nếu bạn:
- Dựng sân khấu hoặc đặt âm thanh ngoài trời
- Tổ chức múa lân, biểu diễn nghệ thuật, thuê MC
- Thuê PG phát tờ rơi ở nơi công cộng
- Tổ chức roadshow di chuyển qua các tuyến phố
Trong các trường hợp đó, bạn cần:
- Đơn xin phép tổ chức sự kiện gửi lên phường/xã
- Giấy xác nhận của các bên liên quan (cửa hàng, ban quản lý mặt bằng…)
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận với các bên cung cấp dịch vụ biểu diễn
TheAnhEvents có hỗ trợ khách hàng chuẩn bị giấy phép tổ chức nếu sử dụng gói trọn gói.
Lên ý tưởng – chủ đề – kịch bản chương trình
Đừng xem nhẹ phần này – vì đây chính là yếu tố tạo ra bản sắc riêng cho sự kiện của bạn:
- Lựa chọn màu sắc thương hiệu: đỏ – vàng (truyền thống), xanh dương (chuyên nghiệp), pastel (dịch vụ làm đẹp…)
- Tạo chủ đề sự kiện: ví dụ “Bắt đầu rực rỡ”, “Ngày vàng khai trương”, “Mở bán đặc biệt”…
- Lên kịch bản cụ thể, ví dụ:
- 08h00: Đón khách
- 08h30: MC giới thiệu
- 08h40: Múa lân – trống hội
- 09h00: Cắt băng khai trương – phát biểu
- 09h30: Mời khách tham quan, tặng quà
- 10h00: Kết thúc chương trình, ghi hình khách mời
Bạn nên chuẩn bị timeline chi tiết, chia rõ trách nhiệm cho từng người/phòng ban.
Setup hậu cần – nhân sự – trang thiết bị
Danh sách bạn cần kiểm tra trước sự kiện:
- Backdrop, photobooth, cổng hơi (nếu có)
- Hệ thống âm thanh – micro – nhạc nền
- Ghế ngồi, bàn tiếp khách, dù che (nếu ngoài trời)
- Múa lân, trống hội, MC, PG, nhân viên điều phối
- Hoa khai trương, bảng tên khách VIP
- Quà tặng: voucher, quà lưu niệm, sản phẩm mẫu
- Dịch vụ vệ sinh, bảo vệ (nếu sự kiện lớn)
Nếu bạn không có thời gian, nên chọn gói trọn gói từ đơn vị tổ chức sự kiện để tiết kiệm công sức, giảm sai sót.
Tổ chức truyền thông trước – trong – sau sự kiện
Sự kiện không truyền thông là sự kiện “vô hình”. Bạn cần làm:
Trước sự kiện (từ 5–7 ngày):
- Đăng bài countdown “Còn 3 ngày nữa…”
- Chạy quảng cáo Facebook/Instagram
- Gửi thông báo qua Zalo, SMS tới khách hàng cũ
- Đặt bài PR nếu cần thiết
Trong sự kiện:
- Livestream trực tiếp trên fanpage
- Mời khách check-in nhận quà, hashtag riêng sự kiện
- Chụp ảnh liên tục để làm tư liệu
Sau sự kiện:
- Đăng bài cảm ơn + album ảnh recap
- Gửi ưu đãi đặc biệt cho người tham gia
- Tạo email/hình ảnh cảm ơn để remarketing
Ghi hình – quay chụp chuyên nghiệp
Hình ảnh khai trương là tài sản truyền thông rất quý giá:
- Dùng cho website, fanpage, Google Map
- Làm hồ sơ công ty (nếu bạn là doanh nghiệp lớn)
- Tăng độ uy tín và chuyên nghiệp với đối tác
Bạn nên chuẩn bị:
- 1 photographer: chụp không gian, khách mời, hoạt động chính
- 1 videographer: quay footage, phỏng vấn khách, tổng kết clip sự kiện
- Kịch bản quay: từ khâu setup – khách đến – chương trình chính – kết thúc
Trên đây là Check-list Tổ Chức Khai Trương Từ A–Z. Đừng quên truy cập vào THE ANH EVENTS để tham khảo thêm nhiều thông tin thú vị khác nhé!
Chúc bạn tổ chức buổi khai trương đầu tiên thật rực rỡ – đông khách – chuyên nghiệp và đáng nhớ!
