Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân nào. Dù đó là khai trương, hội nghị, hội thảo, gala, team building, lễ ra mắt sản phẩm, sinh nhật doanh nghiệp hay lễ vinh danh, mỗi sự kiện đều mang một mục tiêu truyền thông cụ thể. Tuy nhiên, một câu hỏi thường xuyên được đặt ra là: nên tự tổ chức hay thuê dịch vụ trọn gói?
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện và chi tiết, giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn dựa trên nhu cầu, ngân sách và nguồn lực của mình.
Tự tổ chức: Chủ động nhưng nhiều áp lực
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí ban đầu: Bạn có thể tận dụng nhân sự nội bộ, mượn thiết bị, cắt giảm các khoản thuê ngoài.
- Chủ động từ đầu đến cuối: Tự quyết định concept, nội dung, thời gian, địa điểm và phương án triển khai.
- Phù hợp với sự kiện nhỏ – nội bộ: Team building nội bộ, sinh nhật công ty quy mô nhỏ có thể tự làm để tăng gắn kết.
Nhược điểm:
- Tốn thời gian chuẩn bị: Bạn phải lên kế hoạch, tìm nhà cung cấp, thương lượng giá, điều phối, xử lý các phát sinh…
- Rủi ro về kỹ thuật và tổ chức: Không có phương án dự phòng, không kiểm soát tốt tiến độ và chất lượng dịch vụ.
- Không có định hướng truyền thông: Dễ bỏ lỡ cơ hội ghi lại những hình ảnh có giá trị cho quảng bá sau này.
- Thiếu sự đồng bộ: Thiết kế, setup, nhân sự không có chuyên môn dễ dẫn đến hình ảnh thiếu chuyên nghiệp.
Thuê trọn gói: Chuyên nghiệp hóa từng chi tiết
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian, tập trung mục tiêu: Đơn vị tổ chức đảm nhận toàn bộ quá trình chuẩn bị – triển khai – xử lý hậu kỳ.
- Có đội ngũ chuyên môn: Setup, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, MC, quay phim, chụp ảnh, điều phối đều được thực hiện bởi người có kinh nghiệm.
- Tối ưu hình ảnh thương hiệu: Màu sắc, phong cách sự kiện được thiết kế nhất quán, thể hiện đúng tinh thần thương hiệu.
- Kịch bản bài bản – timeline chặt chẽ: Mỗi phút trong sự kiện đều được tính toán, đảm bảo đúng tiến độ, đúng cảm xúc.
- Có hỗ trợ truyền thông:
- Lên nội dung countdown, giới thiệu sự kiện
- Livestream, phỏng vấn khách mời
- Dựng clip tổng kết – phục vụ truyền thông sau sự kiện
- Giảm rủi ro phát sinh: Có phương án dự phòng cho các tình huống như mưa, trục trặc kỹ thuật, MC vắng mặt…
Nhược điểm:
- Chi phí cao hơn tự làm: Nhưng đổi lại là chất lượng, hình ảnh, hiệu quả và sự an tâm cao hơn nhiều.
So sánh chi tiết giữa Tự tổ chức và Thuê trọn gói
| Tiêu chí | Tự tổ chức | Thuê trọn gói |
| Ngân sách ban đầu | Thấp | Trung bình – cao |
| Thời gian chuẩn bị | 1–2 tuần | 1–3 buổi làm việc |
| Nhân sự điều phối | Nội bộ 4–8 người | Chỉ cần 1 đại diện làm việc |
| Kỹ thuật – setup | Thuê lẻ từng phần | Trọn gói, bài bản |
| Rủi ro phát sinh | Cao, thiếu phương án dự phòng | Thấp, có đội ứng phó |
| Hình ảnh thương hiệu | Tuỳ khả năng nội bộ | Chuyên nghiệp – đồng bộ |
| Truyền thông sự kiện | Rời rạc hoặc không có | Có chiến lược bài bản |
| Mức độ áp lực | Cao | Gần như không |
Khi nào nên chọn hình thức nào?
Nên tự tổ chức nếu:
- Sự kiện nội bộ, ít khách (dưới 50 người)
- Có team nội bộ có kinh nghiệm tổ chức
- Ngân sách rất hạn chế (<5 triệu đồng)
- Không yêu cầu truyền thông, quay chụp chuyên nghiệp
Nên thuê trọn gói nếu:
- Là sự kiện quan trọng (ra mắt, khai trương, gala, hội nghị, lễ vinh danh…)
- Cần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp – tăng nhận diện thương hiệu
- Cần livestream, chụp ảnh – quay video phục vụ truyền thông
- Muốn tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro tổ chức
TheAnhEvents – Đối tác tổ chức sự kiện trọn gói
Chúng tôi cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện từ A–Z, giúp khách hàng:
- Lên kế hoạch chi tiết: Tư vấn kịch bản, timeline, mục tiêu
- Thiết kế hình ảnh – nhận diện: Logo, backdrop, sân khấu, quà tặng…
- Đảm nhận setup, âm thanh, ánh sáng, MC, PG, nhân sự đón khách
- Quay phim – chụp ảnh – dựng clip recap – hỗ trợ truyền thông
- Có gói linh hoạt theo ngân sách: từ 5 triệu đến 50 triệu đồng
- Làm nhanh trong 3–5 ngày với sự kiện gấp
Dù là doanh nghiệp vừa, nhỏ hay lớn, chúng tôi luôn có combo phù hợp và chất lượng phục vụ chuyên nghiệp.
Trên đây là so sánh giữa Tự tổ chức và Thuê chọn gói khi tổ chức sự kiện. Qua bài viết, chúng tôi mong rằng bạn có thể đưa ra được sự lựa chọn phù hợp dựa trên nhu cầu, ngân sách và nguồn lực của mình.
Chúng tôi đồng hành cùng bạn từ bản kế hoạch đầu tiên đến giây phút cuối cùng của sự kiện thành công.
