Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp (seminar/conference) là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp chia sẻ kiến thức, kết nối đối tác và nâng cao hình ảnh thương hiệu. Tuy nhiên, nếu không chuẩn bị kỹ, nhiều đơn vị dễ mắc phải những lỗi cơ bản khiến chương trình thiếu chuyên nghiệp hoặc không đạt được mục tiêu.
Dưới đây là 5 lỗi thường gặp khi tổ chức hội thảo và cách khắc phục hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sự kiện.
Không xác định rõ mục tiêu và đối tượng tham dự
Lỗi thường gặp
Nhiều doanh nghiệp tổ chức hội thảo mà chưa xác định rõ mục tiêu: giới thiệu sản phẩm, đào tạo nội bộ hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Kết quả là nội dung bị lan man, thiếu trọng tâm và không hấp dẫn người tham dự.
Cách khắc phục
-
Đặt mục tiêu cụ thể và đo lường được (ví dụ: thu hút 50 khách hàng tiềm năng, ra mắt dòng sản phẩm mới…).
-
Xác định rõ đối tượng tham dự để lựa chọn chủ đề, diễn giả và hình thức hội thảo phù hợp.
-
Chuẩn bị nội dung gắn với mục tiêu, tránh dàn trải thông tin.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo không phù hợp
Lỗi thường gặp
Địa điểm quá nhỏ, âm thanh kém, thiếu ánh sáng hoặc xa trung tâm khiến khách mời ngại tham dự, làm giảm hiệu quả chương trình.
Cách khắc phục
-
Chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với quy mô và tính chất sự kiện.
-
Ưu tiên không gian thoáng, có khu check-in và khu vực nghỉ giữa giờ.
-
Kiểm tra hạ tầng kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu) trước ít nhất 1 ngày.
Thiếu chuẩn bị về kỹ thuật và thiết bị
Lỗi thường gặp
Micro hú, video giật, slide lỗi hoặc mất kết nối internet là những vấn đề kỹ thuật phổ biến khiến buổi hội thảo trở nên thiếu chuyên nghiệp.
Cách khắc phục
-
Kiểm tra kỹ toàn bộ thiết bị: âm thanh, ánh sáng, laptop, wifi, màn chiếu, micro.
-
Bố trí nhân sự kỹ thuật túc trực trong suốt thời gian sự kiện.
-
Chuẩn bị file dự phòng (slide, video, hình ảnh) trên USB hoặc cloud để tránh sự cố.
Thiếu kịch bản và người điều phối chuyên nghiệp
Lỗi thường gặp
Hội thảo không có timeline rõ ràng, MC không kiểm soát được thời lượng, khiến chương trình kéo dài và thiếu điểm nhấn.
Cách khắc phục
-
Xây dựng timeline chi tiết theo từng phút, bao gồm check-in, khai mạc, thảo luận, Q&A và networking.
-
Lựa chọn MC hoặc điều phối viên có kinh nghiệm, biết cách kiểm soát thời gian và kết nối giữa các phần.
-
Tập duyệt trước chương trình để đảm bảo mọi khâu diễn ra suôn sẻ.
Thiếu kế hoạch truyền thông trước – trong – sau sự kiện
Lỗi thường gặp
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào ngày tổ chức mà bỏ qua khâu truyền thông, khiến hội thảo thiếu khách tham dự và không tạo được hiệu ứng lan tỏa.
Cách khắc phục
-
Trước sự kiện: đăng bài PR, gửi thư mời, chạy quảng cáo nhẹ để thu hút khách mời.
-
Trong sự kiện: chụp ảnh, quay video, livestream để tăng nhận diện thương hiệu.
-
Sau sự kiện: đăng bài tổng kết, gửi email cảm ơn và chia sẻ hình ảnh, nội dung nổi bật.
Kết luận
Một hội thảo chuyên nghiệp không chỉ dựa trên nội dung hấp dẫn mà còn phụ thuộc vào khâu tổ chức, điều phối và kỹ thuật. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và có phương án dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo dấu ấn mạnh mẽ với khách mời.
TheAnhEvents – với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm hội thảo và hội nghị doanh nghiệp – luôn đồng hành cùng quý khách trong từng khâu: từ lập kế hoạch, setup, điều phối, đến truyền thông hậu sự kiện.
Liên hệ TheAnhEvents ngay hôm nay để được tư vấn và xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo trọn gói, chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn!
-
Hà Nội: Tầng 04, số 28 Phố Nhổn, Bắc Từ Liêm
-
Phú Yên: 37 Võ Văn Tần, P.9, Tuy Hoà
-
Nha Trang: 09 Bạch Đằng
Hotline: 077 33333 78/ 0795 046 886
Email: tochucsukien.theanh@gmail.com
