Tổ chức sự kiện không chỉ cần ý tưởng sáng tạo mà còn đòi hỏi khả năng quản lý ngân sách chặt chẽ để đảm bảo chương trình vừa chất lượng, vừa tiết kiệm chi phí. Việc tính toán ngân sách tổ chức sự kiện hợp lý giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch, tránh lãng phí và đạt hiệu quả tối đa.
Trong bài viết này, TheAnhEvents – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sẽ hướng dẫn bạn từng bước để lập ngân sách đúng, đủ và thông minh cho mọi loại sự kiện.
Xác Định Loại Hình & Quy Mô Sự Kiện
Trước khi bắt đầu tính toán chi phí, bạn cần xác định rõ mục tiêu và quy mô chương trình.
Các yếu tố chính bao gồm:
-
Loại hình sự kiện: Khai trương, hội nghị khách hàng, gala dinner, teambuilding, lễ ra mắt sản phẩm…
-
Quy mô: Số lượng khách mời (50 – 500 người hoặc hơn).
-
Địa điểm: Trong nhà, ngoài trời, resort, trung tâm hội nghị, nhà hàng,…
Mỗi yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách tổng thể. Ví dụ: một buổi gala dinner 300 khách tại khách sạn 4 sao chắc chắn có chi phí khác hoàn toàn so với một lễ khai trương nhỏ tại văn phòng.
Phân Chia Ngân Sách Theo Hạng Mục Chính
Một ngân sách tổ chức sự kiện hợp lý nên được chia rõ ràng theo từng nhóm chi phí để dễ kiểm soát.
Dưới đây là tỷ lệ phân bổ tham khảo:
| Hạng mục | Tỷ lệ tham khảo | Ghi chú |
|---|---|---|
| Địa điểm & thuê mặt bằng | 25–30% | Bao gồm phí thuê, điện nước, phục vụ |
| Âm thanh – ánh sáng – sân khấu | 15–20% | Tùy quy mô chương trình |
| Thiết kế & trang trí (decor) | 10–15% | Backdrop, photobooth, hoa tươi, bàn gallery |
| Nhân sự & MC | 10–15% | MC, PG, kỹ thuật, bảo vệ |
| Ẩm thực & tiệc | 15–25% | Tiệc buffet hoặc tiệc ngồi |
| Quà tặng & truyền thông | 5–10% | Quà khách mời, quay phim, truyền thông online |
| Dự phòng rủi ro | 5% | Cho các chi phí phát sinh |
Cách chia này giúp bạn kiểm soát ngân sách linh hoạt và dễ điều chỉnh khi thay đổi kế hoạch.
Tính Ngân Sách Sự Kiện Theo Đầu Khách (Per Pax)
Một phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng là tính chi phí theo đầu người.
Công thức:
Ví dụ:
Nếu chi trung bình 500.000đ/khách cho 200 khách, tổng ngân sách sẽ là 100 triệu đồng.
Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho các sự kiện như hội nghị khách hàng, gala dinner hoặc tiệc cuối năm.
Dự Trù Chi Phí Phát Sinh
Bất kỳ sự kiện nào cũng có thể gặp tình huống phát sinh: thuê thêm ghế, tăng khách, thay đổi decor, hoặc kéo dài thời gian thuê địa điểm.
Vì vậy, hãy luôn dành 5–10% ngân sách dự phòng, giúp bạn không bị động và đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru.
So Sánh Báo Giá & Chọn Đơn Vị Uy Tín
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi chọn đơn vị tổ chức có giá thấp nhất, dẫn đến chất lượng kém hoặc phát sinh chi phí sau này.
Hãy:
-
So sánh ít nhất 2–3 báo giá chi tiết;
-
Kiểm tra portfolio thực tế;
-
Ưu tiên đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói (setup, âm thanh, MC, quay phim…) để tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.
TheAnhEvents là đơn vị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì cung cấp dịch vụ trọn gói – giá minh bạch – triển khai chuyên nghiệp.
Lập Bảng Ngân Sách Theo Timeline Thực Hiện
Một sự kiện bài bản luôn có bảng ngân sách và kế hoạch chi tiết theo tiến độ:
-
Giai đoạn chuẩn bị
-
Giai đoạn triển khai
-
Giai đoạn tổng kết
Cách làm này giúp bạn theo dõi dòng tiền rõ ràng, dễ đối chiếu giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế, từ đó đánh giá hiệu quả đầu tư.
Kết Luận: Đầu Tư Thông Minh – Hiệu Quả Tối Đa
Tính ngân sách tổ chức sự kiện hiệu quả không phải là cắt giảm chi phí, mà là phân bổ thông minh, đầu tư đúng chỗ để mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp.
TheAnhEvents – đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, đồng hành cùng bạn từ khâu lên ngân sách – sáng tạo ý tưởng – triển khai thực tế, đảm bảo chi phí minh bạch, hiệu quả và đúng mục tiêu.
📞 Liên hệ ngay để được tư vấn concept Halloween độc quyền – sáng tạo – tiết kiệm cho doanh nghiệp bạn năm 2025!
-
Hà Nội: Tầng 04, số 28 Phố Nhổn, Bắc Từ Liêm
-
Phú Yên: 37 Võ Văn Tần, P.9, Tuy Hoà
-
Nha Trang: 09 Bạch Đằng
Hotline: 077 33333 78/ 0795 046 886
Email: tochucsukien.theanh@gmail.com
