Báo giá tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói gồm địa điểm, nhân sự, âm thanh ánh sáng, kịch bản và các chi phí phát sinh cần biết.
1. Tổng quan về báo giá tổ chức sự kiện doanh nghiệp
Trong những năm gần đây, nhu cầu tổ chức sự kiện doanh nghiệp ngày càng gia tăng, từ hội nghị khách hàng, lễ khai trương, kickoff đầu năm cho đến gala dinner cuối năm. Cùng với đó, câu hỏi được quan tâm nhiều nhất trước khi triển khai chương trình chính là báo giá tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp cần nắm rõ các hạng mục chi phí để chủ động ngân sách và lựa chọn phương án phù hợp.
Thực tế, báo giá tổ chức sự kiện không có một mức cố định cho tất cả chương trình. Chi phí sẽ thay đổi tùy theo quy mô, loại hình sự kiện, số lượng khách mời, địa điểm tổ chức và mức độ đầu tư mong muốn. Việc hiểu rõ cấu trúc báo giá giúp doanh nghiệp tránh phát sinh ngoài dự kiến và tối ưu hiệu quả chi tiêu.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá tổ chức sự kiện
Khi tham khảo báo giá tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần lưu ý đến nhiều yếu tố quan trọng. Đầu tiên là quy mô chương trình và số lượng khách tham dự. Một sự kiện nội bộ vài chục người sẽ có chi phí hoàn toàn khác so với hội nghị khách hàng hàng trăm người. Thứ hai là loại hình sự kiện, bởi mỗi chương trình sẽ yêu cầu mức độ đầu tư khác nhau về nội dung và kỹ thuật.
Ngoài ra, thời gian tổ chức và địa điểm cũng ảnh hưởng lớn đến báo giá tổ chức sự kiện. Các sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm hoặc tại trung tâm thành phố thường có chi phí cao hơn. Mức độ đầu tư về sân khấu, thiết bị, truyền thông cũng là yếu tố quyết định tổng ngân sách của chương trình.
3. Báo giá tổ chức sự kiện theo hạng mục địa điểm và không gian
Địa điểm là một trong những hạng mục chiếm tỷ trọng lớn trong báo giá tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức tại khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng, khu du lịch hoặc không gian ngoài trời. Mỗi địa điểm sẽ có mức giá thuê khác nhau tùy vào vị trí, sức chứa và thời gian sử dụng.
Bên cạnh chi phí thuê địa điểm, doanh nghiệp cần tính đến các khoản đi kèm như phí setup, phí vệ sinh, phí điện nước hoặc sử dụng trang thiết bị sẵn có. Với sự kiện ngoài trời, chi phí dựng khung, mái che và phương án dự phòng thời tiết cũng cần được đưa vào báo giá tổ chức sự kiện để đảm bảo chương trình diễn ra an toàn và trọn vẹn.
4. Báo giá tổ chức sự kiện cho kịch bản, ý tưởng và thiết kế
Một sự kiện thành công không thể thiếu kịch bản và ý tưởng rõ ràng. Trong báo giá tổ chức sự kiện, hạng mục này bao gồm chi phí xây dựng concept, nội dung chương trình, timeline chi tiết và thông điệp xuyên suốt. Đối với doanh nghiệp, kịch bản chuyên nghiệp giúp chương trình diễn ra mạch lạc và đúng mục tiêu truyền thông.
Ngoài ra, chi phí thiết kế cũng đóng vai trò quan trọng trong báo giá tổ chức sự kiện. Các hạng mục thiết kế thường bao gồm backdrop, sân khấu, banner, standee, thư mời và các ấn phẩm truyền thông. Mức chi phí sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp, yêu cầu sáng tạo và mức độ nhận diện thương hiệu mà doanh nghiệp mong muốn.
5. Báo giá tổ chức sự kiện cho nhân sự và vận hành chương trình
Nhân sự là yếu tố quyết định sự kiện có diễn ra suôn sẻ hay không. Trong báo giá tổ chức sự kiện, chi phí nhân sự bao gồm ban tổ chức, điều phối chương trình, MC, lễ tân, PG/PB, kỹ thuật viên và đội ngũ hậu cần. Mỗi vị trí đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.
Đối với các sự kiện doanh nghiệp, việc sử dụng nhân sự chuyên nghiệp giúp hạn chế rủi ro và nâng cao trải nghiệm của khách mời. Chi phí nhân sự sẽ thay đổi tùy theo số lượng, thời gian làm việc và mức độ chuyên môn yêu cầu. Đây là hạng mục cần được tính toán kỹ lưỡng trong báo giá tổ chức sự kiện trọn gói.
6. Báo giá tổ chức sự kiện cho âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật
Âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật là hạng mục không thể thiếu trong bất kỳ chương trình nào. Trong báo giá tổ chức sự kiện, chi phí cho hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, micro và hiệu ứng sân khấu thường chiếm tỷ lệ đáng kể, đặc biệt với các sự kiện có quy mô lớn.
Việc lựa chọn thiết bị phù hợp với không gian và loại hình sự kiện giúp đảm bảo chất lượng chương trình và tối ưu chi phí. Nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng dịch vụ trọn gói để được tư vấn và lắp đặt đúng kỹ thuật, tránh phát sinh không cần thiết trong quá trình tổ chức.
7. Báo giá tổ chức sự kiện cho ẩm thực, quà tặng và chăm sóc khách mời
Đối với các chương trình như hội nghị khách hàng, gala dinner hay lễ tri ân, chi phí ẩm thực chiếm tỷ trọng lớn trong báo giá tổ chức sự kiện. Tùy vào hình thức tiệc teabreak, buffet hay set menu, mức chi phí sẽ có sự khác biệt đáng kể. Chất lượng ẩm thực ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và ấn tượng của khách mời.
Bên cạnh đó, quà tặng sự kiện cũng là một phần không thể thiếu trong báo giá tổ chức sự kiện trọn gói. Quà tặng phù hợp với thương hiệu và thông điệp chương trình giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách tham dự, đồng thời tăng giá trị nhận diện thương hiệu.
8. Chi phí truyền thông và các khoản phát sinh trong báo giá tổ chức sự kiện
Ngày nay, truyền thông sự kiện ngày càng được doanh nghiệp chú trọng. Trong báo giá tổ chức sự kiện, hạng mục này bao gồm chụp ảnh, quay phim, livestream, thiết kế nội dung và quảng bá trước – trong – sau chương trình. Việc đầu tư truyền thông giúp kéo dài giá trị sự kiện và tiếp cận nhiều đối tượng hơn.
Ngoài ra, báo giá tổ chức sự kiện cũng cần bao gồm các khoản chi phí phát sinh và dự phòng như giấy phép, bảo vệ, y tế, vận chuyển, ăn ở cho ekip và các tình huống ngoài kế hoạch. Thông thường, ngân sách dự phòng nên chiếm khoảng 5–10% tổng chi phí để đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn và suôn sẻ.
Kết luận: Cách tiếp cận báo giá tổ chức sự kiện doanh nghiệp hiệu quả
Tóm lại, báo giá tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, từ địa điểm, kịch bản, nhân sự, thiết bị kỹ thuật cho đến truyền thông và chăm sóc khách mời. Việc hiểu rõ từng hạng mục giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách, tránh phát sinh và tối ưu hiệu quả đầu tư. Thay vì chỉ so sánh giá, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín, minh bạch báo giá và có kinh nghiệm thực tế để đảm bảo mỗi sự kiện đều diễn ra chuyên nghiệp và mang lại giá trị lâu dài.
Liên hệ ngay TheAnh Events để nhận tư vấn miễn phí
-
Hà Nội: Số 26 ngõ 2 Khu tái định cư Lai Xá, Hoài Đức, Hà Nội.
-
Phú Yên: 37 Võ Văn Tần, P.9, Tuy Hoà
-
Nha Trang: 09 Bạch Đằng
Hotline: 077 33333 78/ 0795 046 886
Email: tochucsukien.theanh@gmail.com
