Tổ chức hội thảo – hội nghị là cơ hội để doanh nghiệp chia sẻ thông tin, kết nối khách hàng và khẳng định uy tín thương hiệu. Để sự kiện diễn ra suôn sẻ – chuyên nghiệp – ấn tượng, khâu chuẩn bị đóng vai trò quyết định. Dưới đây là các bước quan trọng giúp bạn tổ chức hội thảo – hội nghị thành công.
Xác định mục tiêu và đối tượng tham dự
-
Đặt mục tiêu rõ ràng: giới thiệu sản phẩm, đào tạo, tri ân, ký kết hợp tác…
-
Xác định đúng khách mời: lãnh đạo, đối tác, khách hàng hay nhân viên.
-
Mục tiêu và đối tượng chính xác giúp bạn thiết kế nội dung phù hợp và chọn quy mô hợp lý.
Lên kế hoạch chi tiết
-
Chọn thời gian – địa điểm thuận tiện.
-
Dự kiến số lượng khách tham dự.
-
Phân công rõ ràng: ban tổ chức, MC, nhân sự hậu cần.
-
Xây dựng timeline từ khâu đón tiếp đến bế mạc.
Chuẩn bị nội dung chương trình
-
Soạn agenda hội thảo – hội nghị: khai mạc, nội dung chính, thảo luận, Q&A, bế mạc.
-
Chọn người trình bày chính: diễn giả, chuyên gia hoặc lãnh đạo doanh nghiệp.
-
Chuẩn bị tài liệu, slide, bộ kit hội thảo và quà tặng cho khách tham dự.
Đầu tư cơ sở vật chất & kỹ thuật
-
Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED: rõ ràng – sắc nét.
-
Sân khấu, bục phát biểu, bàn ghế: bố trí khoa học, chuyên nghiệp.
-
Trang bị hệ thống livestream/ghi hình để phục vụ truyền thông và lưu trữ.
Truyền thông & hậu cần
-
Gửi thư mời, email hoặc thông báo trực tiếp đến khách mời.
-
Thiết kế banner, backdrop, standee cho sự kiện.
-
Chuẩn bị khu vực check-in, tea-break, quầy nước và đội ngũ lễ tân đón tiếp.
Tổng duyệt trước sự kiện
-
Chạy thử âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu.
-
Tổng duyệt kịch bản cùng MC, diễn giả và ban tổ chức.
-
Xem xét phương án dự phòng: mất điện, hỏng thiết bị, thay đổi khách mời.
Đánh giá & rút kinh nghiệm sau hội thảo – hội nghị
-
Thu thập phản hồi từ khách mời và ban tổ chức.
-
Lưu giữ hình ảnh, video để phục vụ truyền thông nội bộ và quảng bá thương hiệu.
-
Rút kinh nghiệm, tối ưu quy trình cho những hội nghị – hội thảo tiếp theo.
Tổ chức hội thảo – hội nghị chuyên nghiệp cùng TheAnhEvents
Với kinh nghiệm thực hiện hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, TheAnhEvents tự tin mang đến dịch vụ hội thảo – hội nghị trọn gói:
-
Lên ý tưởng sáng tạo.
-
Setup thiết bị hiện đại.
-
Điều phối chương trình chuyên nghiệp.
-
Hậu cần chu đáo.
👉 Liên hệ ngay với TheAnhEvents để biến hội thảo – hội nghị của doanh nghiệp bạn thành sự kiện chuyên nghiệp – thành công – đáng nhớ!
-
Hà Nội: Tầng 04, số 28 Phố Nhổn, Bắc Từ Liêm
-
Phú Yên: 37 Võ Văn Tần, P.9, Tuy Hoà
-
Nha Trang: 09 Bạch Đằng
Hotline: 077 33333 78/ 0795 046 886
Email: tochucsukien.theanh@gmail.com
