Dịch vụ thuê thiết bị sự kiện gồm âm thanh, ánh sáng, LED, sân khấu, bàn ghế, MC… Giải pháp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Trong những năm gần đây, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng gia tăng, từ hội nghị doanh nghiệp, lễ khai trương, kickoff đầu năm cho đến các chương trình team building, year end party. Thay vì đầu tư mua sắm thiết bị tốn kém, nhiều đơn vị lựa chọn thuê thiết bị sự kiện như một giải pháp tối ưu chi phí, linh hoạt và chuyên nghiệp.
Vậy dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện bao gồm những hạng mục nào? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lựa chọn đơn vị cung cấp? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ bức tranh tổng quan trước khi quyết định sử dụng dịch vụ.
1. Vì sao nên thuê thiết bị sự kiện thay vì tự đầu tư?
Việc thuê thiết bị sự kiện mang lại nhiều lợi ích rõ rệt so với việc tự mua sắm, đặc biệt đối với doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện không chuyên.
Trước hết, chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED hay sân khấu là rất lớn. Trong khi đó, tần suất sử dụng không thường xuyên sẽ gây lãng phí nguồn lực. Thuê thiết bị giúp doanh nghiệp chỉ trả chi phí đúng cho nhu cầu sử dụng thực tế.
Bên cạnh đó, thiết bị sự kiện cần được bảo trì, nâng cấp thường xuyên để đảm bảo chất lượng. Khi thuê, doanh nghiệp không cần lo lắng về khâu bảo dưỡng hay lỗi kỹ thuật, bởi tất cả đều do đơn vị cung cấp chịu trách nhiệm.
Quan trọng hơn, các đơn vị thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp thường đi kèm đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ lắp đặt, vận hành và xử lý sự cố, giúp chương trình diễn ra suôn sẻ và an toàn.
2. Thuê thiết bị sự kiện gồm những hạng mục nào?
Thiết bị âm thanh sự kiện
Âm thanh là yếu tố cốt lõi của mọi chương trình. Khi thuê thiết bị sự kiện, hệ thống âm thanh thường bao gồm loa, micro không dây, micro cổ ngỗng, mixer, ampli và các thiết bị xử lý tín hiệu.
Tùy quy mô sự kiện trong nhà hay ngoài trời, hội nghị hay sân khấu biểu diễn, đơn vị cho thuê sẽ tư vấn cấu hình âm thanh phù hợp để đảm bảo âm thanh rõ ràng, không bị hú hay nhiễu.
Thiết bị ánh sáng sân khấu
Ánh sáng giúp tạo điểm nhấn và cảm xúc cho sự kiện. Dịch vụ thuê thiết bị sự kiện thường cung cấp đèn par LED, moving head, đèn follow, đèn beam, đèn trang trí và hệ thống điều khiển ánh sáng.
Ánh sáng không chỉ phục vụ mục đích chiếu sáng mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu và không khí chương trình, đặc biệt trong các sự kiện gala, year end party hoặc lễ khai trương.
Màn hình LED và thiết bị trình chiếu
Màn hình LED ngày càng phổ biến trong các sự kiện doanh nghiệp. Khi thuê thiết bị sự kiện, bạn có thể lựa chọn màn hình LED trong nhà hoặc ngoài trời với nhiều kích thước khác nhau.
Ngoài LED, dịch vụ còn bao gồm máy chiếu, màn chiếu, TV lớn phục vụ hội thảo, họp báo, hội nghị khách hàng hay trình chiếu video giới thiệu doanh nghiệp.
3. Thiết bị sân khấu và kết cấu sự kiện
Sân khấu và backdrop
Sân khấu là trung tâm của sự kiện. Dịch vụ thuê thiết bị sự kiện thường bao gồm sân khấu modul, bục phát biểu, thảm trải sân khấu, backdrop in bạt hoặc backdrop LED.
Thiết kế sân khấu sẽ được điều chỉnh linh hoạt theo không gian, concept và thông điệp của chương trình.
Nhà bạt, gian hàng và kết cấu ngoài trời
Đối với sự kiện ngoài trời, việc thuê nhà bạt, dù che, gian hàng là điều không thể thiếu. Các đơn vị thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp sẽ đảm bảo kết cấu chắc chắn, an toàn và phù hợp với điều kiện thời tiết.
4. Thiết bị nội thất và phụ kiện sự kiện
Bàn ghế, khăn trải, vật dụng trang trí
Bàn ghế sự kiện, ghế banquet, ghế nhựa, bàn cocktail, bàn hội nghị là những hạng mục phổ biến khi thuê thiết bị sự kiện. Đi kèm là khăn trải bàn, nơ ghế, thảm lối đi giúp không gian sự kiện trở nên chỉn chu và đồng bộ.
Thiết bị hỗ trợ và phụ kiện khác
Ngoài các thiết bị chính, dịch vụ còn bao gồm quạt công nghiệp, máy lạnh di động, barrier phân luồng, standee, bục check-in, thảm đỏ và nhiều phụ kiện khác tùy nhu cầu chương trình.
5. Nhân sự kỹ thuật đi kèm khi thuê thiết bị sự kiện
Một điểm quan trọng khi thuê thiết bị sự kiện là không chỉ thuê “đồ” mà còn thuê cả “con người”. Các đơn vị uy tín luôn cung cấp đội ngũ kỹ thuật viên lắp đặt, vận hành và giám sát thiết bị trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Nhân sự kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm setup trước chương trình, test thiết bị, xử lý sự cố phát sinh và tháo dỡ sau khi kết thúc. Điều này giúp ban tổ chức yên tâm tập trung vào nội dung và khách mời.
6. Kinh nghiệm thuê thiết bị sự kiện hiệu quả
Để việc thuê thiết bị sự kiện đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần xác định rõ quy mô, mục tiêu và ngân sách chương trình. Từ đó, lựa chọn hạng mục thiết bị phù hợp, tránh thuê dư thừa gây lãng phí.
Ngoài ra, nên làm việc với đơn vị cung cấp sớm để được tư vấn cấu hình tối ưu, đồng thời khảo sát địa điểm tổ chức nhằm đảm bảo thiết bị phù hợp với không gian thực tế.
Việc ký hợp đồng rõ ràng, liệt kê chi tiết hạng mục, thời gian thuê và trách nhiệm hai bên cũng là yếu tố quan trọng giúp hạn chế rủi ro.
7. Khi nào nên chọn dịch vụ thuê thiết bị sự kiện trọn gói?
Nếu doanh nghiệp không có nhiều kinh nghiệm tổ chức, lựa chọn thuê thiết bị sự kiện trọn gói là giải pháp an toàn. Gói trọn gói thường bao gồm tư vấn, thiết bị, nhân sự kỹ thuật và hỗ trợ vận hành xuyên suốt.
Hình thức này đặc biệt phù hợp với các sự kiện lớn như hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, kickoff đầu năm hoặc year end party, nơi yêu cầu tính chuyên nghiệp và đồng bộ cao.
Kết luận
Dịch vụ thuê thiết bị sự kiện mang đến giải pháp linh hoạt, tiết kiệm và chuyên nghiệp cho mọi loại hình chương trình. Từ âm thanh, ánh sáng, màn hình LED đến sân khấu, bàn ghế và nhân sự kỹ thuật, mỗi hạng mục đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một sự kiện thành công.
Việc lựa chọn đúng đơn vị cung cấp uy tín và hiểu rõ nhu cầu thực tế sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đảm bảo chất lượng và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự.
Liên hệ ngay TheAnh Events để nhận tư vấn miễn phí
-
Hà Nội: Số 26 ngõ 2 Khu tái định cư Lai Xá, Hoài Đức, Hà Nội.
-
Phú Yên: 37 Võ Văn Tần, P.9, Tuy Hoà
-
Nha Trang: 09 Bạch Đằng
Hotline: 077 33333 78/ 0795 046 886
Email: tochucsukien.theanh@gmail.com
