Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ ý tưởng, kế hoạch đến vận hành thực tế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những lỗi cơ bản khiến sự kiện giảm chất lượng, mất điểm trong mắt khách mời. Dưới đây là những lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện và cách khắc phục hiệu quả.
Thiếu kế hoạch chi tiết
Lỗi thường gặp:
Không ít đơn vị chỉ có ý tưởng chung nhưng thiếu timeline, checklist rõ ràng. Hậu quả là công việc chồng chéo, nhiều hạng mục bị bỏ sót.
Cách khắc phục:
-
Lập checklist từ khâu chuẩn bị, chạy thử đến khi kết thúc.
-
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người.
-
Dự trù thời gian xử lý các tình huống phát sinh.
Quản lý ngân sách không chặt chẽ
Lỗi thường gặp:
Chi phí phát sinh vượt quá ngân sách ban đầu hoặc chi sai trọng tâm, dẫn đến sự kiện thiếu chuyên nghiệp.
Cách khắc phục:
-
Lập bảng dự toán chi tiết cho từng hạng mục.
-
Dự phòng 10 – 15% ngân sách cho chi phí phát sinh.
-
Ưu tiên đầu tư vào âm thanh, ánh sáng, nội dung chương trình.
Chọn địa điểm tổ chức không phù hợp
Lỗi thường gặp:
Địa điểm quá nhỏ, thiếu cơ sở vật chất, khó di chuyển khiến khách mời không thoải mái.
Cách khắc phục:
-
Khảo sát thực tế địa điểm trước khi ký hợp đồng.
-
Chọn địa điểm phù hợp với quy mô khách mời và mục tiêu sự kiện.
-
Đảm bảo giao thông thuận tiện, có bãi đỗ xe và trang thiết bị đầy đủ.
Thiếu kịch bản chương trình và MC chuyên nghiệp
Lỗi thường gặp:
Chương trình rời rạc, thiếu điểm nhấn, MC dẫn không khéo khiến khách mời dễ chán nản.
Cách khắc phục:
-
Xây dựng kịch bản chi tiết theo từng mốc thời gian.
-
Chọn MC phù hợp với phong cách sự kiện.
-
Tập dượt trước cùng MC và ekip để đảm bảo trôi chảy.
Sự cố kỹ thuật âm thanh – ánh sáng
Lỗi thường gặp:
Mic rè, loa hú, ánh sáng chập chờn… ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm của khách mời.
Cách khắc phục:
-
Kiểm tra, chạy thử toàn bộ hệ thống trước khi sự kiện diễn ra.
-
Luôn có kỹ thuật viên trực sẵn tại chỗ.
-
Sử dụng thiết bị chất lượng, phù hợp không gian.
Truyền thông sự kiện không hiệu quả
Lỗi thường gặp:
Sự kiện tổ chức tốt nhưng ít người biết đến do thiếu kế hoạch truyền thông.
Cách khắc phục:
-
Lập kế hoạch truyền thông trước – trong – sau sự kiện.
-
Sử dụng hình ảnh, clip recap chuyên nghiệp để lan tỏa.
-
Kết hợp các kênh online (Facebook, TikTok, báo chí) và offline (banner, standee).
Kết luận
Những lỗi khi tổ chức sự kiện hoàn toàn có thể tránh được nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng, quản lý ngân sách tốt, chọn địa điểm – đối tác phù hợp và có đội ngũ chuyên nghiệp.
Nếu bạn không muốn mắc phải những lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện, hãy để TheAnhEvents đồng hành – đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, giàu kinh nghiệm và đáng tin cậy.
Liên hệ TheAnhEvents – đối tác đáng tin cậy để biến mọi ý tưởng thành hiện thực.
-
Hà Nội: Tầng 04, số 28 Phố Nhổn, Bắc Từ Liêm
-
Phú Yên: 37 Võ Văn Tần, P.9, Tuy Hoà
-
Nha Trang: 09 Bạch Đằng
Hotline: 077 33333 78/ 0795 046 886
Email: tochucsukien.theanh@gmail.com
