Tổ chức sự kiện cuối năm là gì và ý nghĩa 

Year End Party/ Sự kiện cuối năm:

Là một buổi tiệc được tổ chức thường niên của doanh nghiệp. Thông qua buổi tiệc cuối năm này, doanh nghiệp sẽ tổng kết lại những thành tựu đã đạt được trong năm qua và hứa hẹn mở ra một hành trình mới cho năm tới, phát triển hơn, thành công hơn nữa.

Ý nghĩa: 

• Tổng kết hoạt động năm cũ và khích lệ động lực cho năm mới 
• Tri ân, cảm ơn tới nhân viên, khách hàng và đối tác 
• Gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp 
• Quảng bá văn hóa doanh nghiệp

Quy trình tổ chức tiệc cuối năm Year End Party của The Anh Events 

Tổ chức một Year End Party độc đáo và ấn tượng đòi hỏi có sự sáng tạo và chuẩn bị kỹ lưỡng. Bữa tiệc mang tính chất tạo nên bầu không khí sôi nổi, thì mỗi chương trình The Anh Events  tạo ra đều cần dựa trên văn hóa và cá tính doanh nghiệp của từng khách hàng. 

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện phong phú, cùng với quá trình trau dồi và nâng cao kỹ năng tổ chức các sự kiện tiêu biểu. The Anh Events đã xây dựng được bộ quy trình mẫu để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: 

Lên ý tưởng

Hiện nay, có rất nhiều ý tưởng tổ chức year end party hay, với mỗi một doanh nghiệp đều có bộ phận lên ý tưởng và mỗi ý tưởng đều mang một ý nghĩa khác nhau. Ý tưởng tổ chức year end party kết hợp với các chương trình tri ân, hội nghị là các chương trình được tổ chức ở trong phòng tiệc.  

Trước tiên, doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau:

• Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tổ chức sự kiện sinh nhật…)
• Chủ đề của sự kiện là gì?
• Khách tham dự là ai?
• Địa điểm tổ chức sự kiện?
• Thông điệp của sự kiện là gì?
• Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Xác định chủ đề

Chủ đề hay còn gọi là concept của chương trình year end party, nội dung thường ngắn gọn mang tính khái quát, làm rõ ý tưởng chương trình year end party sắp diễn ra. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng timeline chương trình, nội dung chương trình phù hợp với mục đích của sự kiện.

Xác định số lượng người tham gia 

Số lượng người tham dự chương trình year end party ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện chương trình. Bạn cần lên danh sách cụ thể số lượng khách mời, số lượng thành viên trong công ty tham gia để đảm bảo việc lựa chọn địa điểm phù hợp và không bị vượt quá ngân sách đã đề ra.

Thời gian và địa điểm

Về địa điểm tổ chức chương trình year end party sẽ phụ thuộc vào mục đích và tính chất của sự kiện. Một số địa điểm tổ chức ngoài trời như: sân vận động, công viên, khu du lịch sinh thái,… Một số không gian tổ chức trong nhà như: trung tâm tổ chức sự kiện, hội nghị, khách sạn, nhà hàng,…

Lựa chọn thực đơn 

Ngoài việc lên nội dung và chuẩn bị cho chương trình sự kiện. Chính vì vậy bạn cần chi tiết thực đơn, định lượng các món đảm bảo thực phẩm sạch sẽ và mang tính thẩm mỹ.

Người dẫn chương trình (MC) 

MC chương trình year end party là linh hồn của chương trình, là người quyết định đến chương trình sự kiện có thành công hay không. Vì thế khi lựa chọn MC các doanh nghiệp cần cân nhắc vào các tiêu chí: Giọng nói, kỹ năng dẫn trên sân khấu, biết quan sát, năng động, linh hoạt và có ngoại hình ưa nhìn.

Hãy để The Anh Events giúp bạn với đội ngũ MC chuyên nghiệp hàng đầu trong ngành:

– 10+ năm kinh nghiệm trong nghề

– Dẫn 1000+ sự kiện lớn nhỏ khắp cả nước

– MC song ngữ có thể dẫn cùng lúc nhiều thứ tiếng

Văn nghệ 

Phần lễ của chương trình year end party thường là các tiết mục văn nghệ cây nhà lá vườn. Mỗi một phòng ban sẽ có một tiết mục khác nhau. Công ty sẽ cho các phòng ban đăng kí để có cơ hội thể hiện tài năng trình diễn trên sân khấu. Ngoài ra, phụ thuộc vào ngân sách bạn cân nhắc có thêm các tiết mục của ca sĩ, vũ đoàn,… đan xen vào chương trình để tăng không khí sôi động cho chương trình.

Dự trù kinh phí 

Ở bước này bạn sẽ cần dự trù kinh phí tổ chức chương trình year party rõ ràng, xác định nguồn kinh phí cho tiệc cuối năm và lập bảng chi tiêu chi tiết. Điều này giúp công ty kiểm soát tài chính và đảm bảo rằng tiệc cuối năm được tổ chức một cách hợp lý và tiết kiệm

Xây dựng timeline 

Sau khi có sơ bộ về những đầu mục cần làm cho buổi tiệc year end party bạn cần xây dựng một timeline chương trình để đảm bảo thời gian và nội dung chương trình khớp với nhau.

Đây là mẫu timeline chương trình tổ chức year party của The Anh Event  như sau:

STT	Time	Nội dung
1	18h00 – 19h00	Chào đón và khai mạc
2	19h00 – 19h30	Phát biểu và trình chiếu hoạt động một năm của công ty
3	19h30 – 20h00	Vinh danh và khen thưởng
4	20h00 – 21h00	Khai tiệc, dùng tiệc và thưởng thức văn nghệ nội bộ
5	21h00 – 21h45	Mini game và rút thăm trúng thưởng
6	21h45 – 22h00	Lãnh đạo cảm ơn và văn nghệ kết thúc chương trình

Tiến hành tổ chức và giám sát 

Dựa trên timeline và kịch bản đã xây dựng sẵn, khi tổ chức chương trình year end party cần bám sát vào timeline. Trong quá trình này cần có đội ngũ giám sát và xử lý sự cố khi cần. 

Quy trình tổ chức tiệc cuối năm Year End Party của The Anh Events là một quá trình kỹ lưỡng và tinh tế, nhằm đảm bảo rằng mọi người có những khoảnh khắc vui vẻ và đáng nhớ. Sự kiện không chỉ là một cách để kết thúc năm cũ một cách đáng nhớ, mà còn là sự chào đón năm mới đầy hứa hẹn và thành công.