Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết.Đây cơ hội để tri ân nhân sự, khích lệ tinh thần làm việc và tạo động lực cho năm mới.
Tầm quan trọng của lễ tổng kết đối với doanh nghiệp
Trước khi đi sâu vào từng sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết, doanh nghiệp cần hiểu rõ vai trò của sự kiện này. Một lễ tổng kết được đầu tư bài bản sẽ giúp:
-
Doanh nghiệp cần ghi nhận và tôn vinh những cá nhân đã nỗ lực và tập thể nhân viên.Ghi nhận và tôn vinh nỗ lực của tập thể.
-
Sắp sếp và củng cố lại văn hóa của công ty đến nhận mới lẫn nhân sự cũ
-
Tạo các hoạt đông tăng thêm sự gắn bó nội bộ giữa sếp và nhân viên, nhân viên và nhân viên với nhau.
-
Truyền tải tầm nhìn và định hướng của doanh nghiệp đến với mọi cá nhân và thành viên của doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu mắc sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết, doanh nghiệp không chỉ lãng phí ngân sách mà còn làm mất nhiệt huyết và tinh thần đoàn kết giữa các bộ phận với nhau.
Sai lầm 1: Không xác định rõ mục tiêu khi tổ chức lễ tổng kết
Những sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết hay mắc phải nhất đó là không xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu. Nhiều doanh nghiệp tổ chức lễ tổng kết chỉ vì “đến cuối năm thì phải làm”, mà không trả lời được câu hỏi: Lễ tổng kết này để làm gì?
Hệ quả của việc thiếu mục tiêu rõ ràng
-
Chất lượng và thời lượng của nội sẽ không được đảm bảo, thiếu các điểm nhấn và không nhất quán xuyên suốt sự kiện.
-
Khách mời với nhân sự sẽ không cảm nhận được giá trị của sự kiện, gây cảm giác khó chịu.
Giải pháp
Doanh nghiệp muốn có giải pháp cụ thể cần xác định được mục tiêu trước khi triển khai đó là gì:
-
Tri ân nhân sự?
-
Tổng kết thành tựu?
-
Truyền động lực cho năm mới?
-
Gắn kết nội bộ?
Khi đã mục tiêu rõ ràng, việc xây dựng kịch bản và lựa chọn hình thức tổ chức sẽ trở nên dễ dàng hơn, hạn chế tối đa sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết.
Sai lầm 2: Kịch bản lễ tổng kết nhàm chán, thiếu sáng tạo
Kịch bản là “linh hồn” của sự kiện. Rất nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết vì sử dụng các kịch bản cũ và kịch bản quá hời hợt không có tính sáng tạo, lặp đi lặp lại qua nhiều năm.
Biểu hiện của kịch bản nhàm chán
-
Chương trình của sự kiện diễn ra quá dài, nhiều bài phát biểu và lên mê dài dòng làm ảnh hưỡng đến sự hứng thú của nhân sự.
-
Thiếu các hoạt động thúc đẩy sự nhiệt huyết của khán giả, thiếu các hoạt động tạo sự hứng thú với nhân sự.
- Kịch bản quá dài dòng nhàm chán, không có cảm xúc
Điều này khiến người tham dự cảm thấy mệt mỏi, ểu oải, mất tập trung và không còn hứng thú với lễ tổng kết.
Giải pháp
Để tránh sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết, doanh nghiệp nên:
-
Xây dựng kịch bản có mở – cao trào – kết
-
Lồng ghép storytelling về hành trình phát triển
-
Tăng hoạt động tương tác như mini game, vinh danh sáng tạo
-
Kết hợp âm nhạc, trình diễn, video tổng kết
Việc hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có kịch bản sáng tạo, phù hợp văn hóa nội bộ.
Thế Anh Events cũng sẽ là lựa chọn đúng đắn cho bạn khi tổ chức sự kiện, chúng tôi đảm bảo sự chuyên nghiệp nhất cho bạn.
Sai lầm 3: Quản lý thời gian kém, chương trình kéo dài lê thê
Quản lý và sắp xếp thời gian không phù hợp chính là những sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết mà doanh nghiệp thường gặp, đặc biệt ở các doanh nghiệp lớn. Một chương trình kéo dài quá lâu sẽ gây:
-
Sẽ tạo cảm giác mệt mỏi cho mỗi khách mời.
-
Sẻ làm mất đi quyền kiểm soát không khí của sự kiện
-
Gây những trải nghiệm không tốt cho khán giả và nhân sự.
Nguyên nhân phổ biến
-
Kịch bản quá nhiều nội dung phát biểu
-
Timeline không rõ ràng, không chi tiết
-
Thiếu nhân sự điều phối sự kiện
Giải pháp
Doanh nghiệp cần:
-
Lên Timeline rõ ràng, chi tiết
-
Sắp xếp và quy chuẩn lại thời lượng phát biểu.
-
Có MC và đội ngũ chuyên nghiệp
Khi đã kiểm soát tốt thời gian sẽ làm cho lễ tổng kết diễn ra mạch lạc, đỡ mắc phải sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết làm ảnh hưởng trải nghiệm chung của mỗi người.
Sai lầm 4: Địa điểm và không gian tổ chức không phù hợp
Chọn sai địa điểm là sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc người tham dự. Không gian không phù hợp có thể làm giảm giá trị sự kiện, dù nội dung được đầu tư kỹ lưỡng.
Những vấn đề thường gặp
-
Không gian không đáp ứng được được quy mô của sự kiện thường quá bé không đủ chỗ, hay quá rộng tạo cảm giác trống trải.
-
Âm thanh và chất lượng hình ảnh không đảm bảo được nhu cầu của sự kiện.
-
Sắp sếp và cách bố chí của sự kiện chưa hợp tạo cảm giác chối mắt.
Giải pháp
Doanh nghiệp cần cân nhắc:
-
Xác định được tổng số người tham gia sự kiện.
-
Tính chất sự kiện (trang trọng, ấm cúng, sôi động)
-
Yêu cầu về kỹ thuật, trang trí chuyên nghiệp cần được đảm bảo
Để tránh , việc khảo sát và lựa chọn địa điểm cần được thực hiện sớm và kỹ lưỡng.
Sai lầm 5: Không chú trọng trải nghiệm người tham dự
Sai lầm cuối cùng nhưng không kém phần nghiêm trọng chính là bỏ qua trải nghiệm của người tham dự. Đây là sai lầm khi tổ chức lễ tổng kết khiến sự kiện mất đi ý nghĩa cốt lõi.
Biểu hiện thường thấy
-
Khách mời không có sự chủ động tương tác với MC
-
Nhân viên chỉ ngồi nghe, không hoạt động với sự kiện
-
Thiếu các hoạt động tạo sự kết nối ( Mini game, ca nhạc….)
Giải pháp
Doanh nghiệp nên:
-
Tạo các hoạt động gắn kết nhân viên
-
Cá nhân hóa trải nghiệm (vinh danh, quà tặng)
-
Lắng nghe phản hồi của nhân viên, khách mời sau sự kiện
Một lễ tổng kết thành công là khi người tham dự cảm thấy được trân trọng và ghi nhớ khoảnh khắc đó lâu dài, thay vì chỉ xem đây là một buổi lễ mang tính hình thức.
Liên hệ ngay TheAnh Events để nhận tư vấn miễn phí
-
Hà Nội: Số 26 ngõ 2 Khu tái định cư Lai Xá, Hoài Đức, Hà Nội.
-
Phú Yên: 37 Võ Văn Tần, P.9, Tuy Hoà
-
Nha Trang: 09 Bạch Đằng
Hotline: 077 33333 78/ 0795 046 886
Email: tochucsukien.theanh@gmail.com
