Tin tức

Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Cần Chuẩn Bị Gì?

Check-list từ A đến Z dành cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện ngoài trời là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn tạo dấu ấn độc đáo, thu hút khách mời bằng không gian thoáng đãng, gần gũi thiên nhiên. Tuy nhiên, để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng từng khâu. Dưới đây là danh sách đầy đủ những việc cần làm khi tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp.

Lên Ý Tưởng và Chọn Địa Điểm Phù Hợp

Không gian mở giúp bạn triển khai nhiều loại hình sự kiện sáng tạo:

  • Team building bãi biển, sân cỏ

  • Lễ hội âm nhạc, hội chợ, roadshow

  • Khai trương, ra mắt sản phẩm, tiệc khách hàng

Lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời:

  • Diện tích đủ lớn cho toàn bộ khu vực sự kiện

  • Giao thông thuận tiện, có chỗ đậu xe

  • Có sẵn điện, nước, nhà vệ sinh, an ninh

Lập Kế Hoạch Chương Trình Chi Tiết

Sự kiện ngoài trời dễ phát sinh tình huống bất ngờ, nên kế hoạch cần thật chi tiết:

  • Kịch bản chương trình (MC, tiết mục, hoạt náo)

  • Danh sách nhân sự điều phối, hậu cần, bảo vệ

  • Thời gian lắp đặt, chạy thử thiết bị

Mẹo nhỏ: Tổng duyệt (rehearsal) trước 1 ngày để đảm bảo mọi hạng mục vận hành trơn tru.

Chuẩn Bị Trang Thiết Bị Sự Kiện Ngoài Trời

Do đặc thù thời tiết và không gian mở, bạn cần chuẩn bị:

  • Âm thanh – ánh sáng công suất lớn, chống nước

  • Nhà bạt, sân khấu lắp ráp, mái che linh động

  • Backdrop, booth, banner chống thấm

  • Máy phát điện dự phòng

  • Dù che, quạt công nghiệp, máy phun sương (nếu trời nắng)

Quan trọng: Luôn có phương án dự phòng cho thời tiết xấu (mưa, gió mạnh…).

Xin Giấy Phép & Đảm Bảo An Toàn

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời bắt buộc phải tuân thủ pháp luật:

  • Giấy phép sử dụng địa điểm công cộng

  • Giấy phép tổ chức biểu diễn, quảng bá nếu có

  • Bố trí cứu thương, PCCC, kỹ thuật an toàn điện & sân khấu

TheAnhEvents hỗ trợ khách hàng xử lý toàn bộ thủ tục pháp lý nhanh chóng.

Truyền Thông, Livestream và Ghi Hình Sự Kiện

Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp lan tỏa thương hiệu sau sự kiện:

  • Livestream trực tiếp sự kiện

  • Quay phim – chụp ảnh chuyên nghiệp

  • Gửi bài PR trước & sau chương trình

Đội media của TheAnhEvents luôn đồng hành để ghi lại toàn bộ khoảnh khắc ấn tượng, làm tư liệu truyền thông chất lượng cao.

Lời Kết

Tổ chức sự kiện ngoài trời mang lại nhiều lợi thế về không gian và trải nghiệm, nhưng cũng đòi hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng. Đừng để những yếu tố bất ngờ làm gián đoạn chương trình!

 Hãy để TheAnhEvents đồng hành cùng doanh nghiệp bạn – từ ý tưởng đến thực hiện, đảm bảo chuyên nghiệp – chỉn chu – an toàn – sáng tạo.

Cần tư vấn ngay?

Liên hệ TheAnhEvents để được báo giá miễn phí, thiết kế ý tưởng riêng biệt cho doanh nghiệp của bạn!

  • ☎️ Hotline: 0257 730 3979

  • 📩 Email: tochucsukien.theanh@gmail.com

  • 🌐 Website: https://tochucsukientheanh.com/

  • Văn phòng: Tầng 04, số 28 Phố Nhổn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội