Việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng mà còn quyết định thành công của chương trình. Trước khi ký hợp đồng, bạn nên tìm hiểu kỹ và đặt ra các câu hỏi cần hỏi trước khi chọn đơn vị tổ chức sự kiện. Điều này giúp bạn tránh rủi ro, kiểm soát ngân sách và đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
Đơn vị đã từng thực hiện những loại sự kiện nào?
Kinh nghiệm thực tế là yếu tố then chốt khi đánh giá một công ty tổ chức sự kiện. Bạn cần biết họ đã từng triển khai các sự kiện tương tự chưa, chẳng hạn như: khai trương, hội nghị, gala dinner, roadshow, hội chợ…
Hãy yêu cầu xem portfolio, hình ảnh hoặc video recap để đánh giá năng lực và phong cách làm việc của họ. Một đơn vị giàu kinh nghiệm sẽ dễ dàng xử lý các tình huống phát sinh.
Quy trình tổ chức sự kiện của họ ra sao?
Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có quy trình rõ ràng: từ lên ý tưởng, lập kịch bản, chuẩn bị thiết bị – nhân sự, đến triển khai và xử lý sự cố.
Câu trả lời càng chi tiết, bạn càng yên tâm về khả năng điều phối. Một quy trình bài bản giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ.
Báo giá đã bao gồm những hạng mục nào?
Trước khi ký hợp đồng, hãy hỏi rõ báo giá đã bao gồm những gì. Một số hạng mục quan trọng thường có:
-
Thiết bị âm thanh – ánh sáng
-
Sân khấu, backdrop
-
MC, PG, ban nhạc
-
Quay phim, chụp ảnh
Điều này giúp bạn so sánh chính xác giữa các đơn vị và tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Chính sách xử lý rủi ro là gì?
Sự kiện có thể gặp vấn đề như thời tiết xấu, thiết bị hỏng, hay nhân sự thay đổi. Hãy hỏi rõ chính sách xử lý rủi ro của họ và xem liệu có cam kết bằng văn bản hay không.
Một công ty uy tín sẽ có phương án dự phòng và đội ngũ sẵn sàng ứng phó nhanh chóng để không làm gián đoạn chương trình.
Họ có cung cấp dịch vụ trọn gói hay chỉ từng hạng mục?
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức, hãy chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Ngược lại, nếu chỉ thuê một vài hạng mục riêng lẻ, hãy đảm bảo họ có thể đáp ứng mà không ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể.
Dịch vụ trọn gói thường mang lại sự đồng bộ, tránh xung đột giữa các nhà cung cấp.
Kết luận
Đặt ra 5 câu hỏi cần hỏi trước khi chọn đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn đánh giá đúng năng lực, phong cách và sự phù hợp của đối tác.
TheAnhEvents luôn cam kết cung cấp thông tin minh bạch, quy trình rõ ràng và dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp – giúp bạn tổ chức những sự kiện thành công vượt mong đợi.
📞 Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết cho sự kiện của bạn.
-
☎️ Hotline: 0257 730 3979
-
📩 Email: tochucsukien.theanh@gmail.com
-
🌐 Website: https://tochucsukientheanh.com/
- Văn phòng: Tầng 04, số 28 Phố Nhổn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
