Sự kiện tất niên là một sự kiện quan trọng đối với một doanh nghiệp, vì vậy mà doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ quy trình để có thể tổ chức thành công một sự kiện tất niên. Hãy để TheAnh Events giúp bạn liệt kê các bước cần có để tổ chức nên một sự kiện tất niên cuối năm nhé!
Khảo sát ý kiến
Đây là bước chuẩn bị đầu tiên để bạn có thể biết được nhân sự của mình đang mong muốn một bữa tiệc tất niên như thế nào. Hãy khảo sát ý kiến các nhân sự để có thể trưng cầu được nhiều ý tưởng hay ho cho sự kiện của doanh nghiệp sắp tới. Tại bước này doanh nghiệp có thể hiểu hơn được về nhu cầu cũng như mong muốn của nhân viên, từ đó xây dựng một văn hoá doanh nghiệp hoàn chỉnh hơn.
Tìm kiếm đơn vị tổ chức uy tín
Để sự kiện tất niên được diễn ra một cách hoàn hảo thì các doanh nghiệp cần tìm kiếm cho mình các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề triển khai mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí. TheAnh Events tự hào là đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện sẽ là sự lựa chọn hợp lý dành cho sự kiện của bạn.
Dự trù ngân sách sự kiện
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện nhằm cân đối tài chính và tối ưu chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả, chất lượng sự kiện như mong muốn, tránh lãng phí và phát sinh kinh phí không cần thiết.
Để dự trù kinh phí chuẩn nhất, bạn cần thực hiện như sau:
- Xác định tổng chi phí dự kiến
- Nguồn ngân sách có sẵn
- Xác định kinh phí được tài trợ
Sau đó, bạn sẽ liệt kê chi tiết những hạng mục cần có trong sự kiện và nhận báo giá từ các đơn vị tổ chức sự kiện cho từng hạng mục. Sau đó, hãy cân đối và thêm, bớt các hạng mục sao cho phù hợp nhất với nguồn tổng ngân sách.
Nếu các hạng mục sau khi chỉnh sửa không đảm bảo hiệu quả, mục đích của sự kiện thì bạn hãy lựa chọn các giải pháp xin tài trợ khác.
Lựa chọn địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức sự kiện cần đảm bảo những điều sau đây:
- Bối cảnh phù hợp với sự kiện
- Sức chứa sự kiện
- Vị trí thuận lợi di chuyển
- Dịch vụ đa dạng, phù hợp với nhu cầu của sự kiện
- Chi phí tối ưu, phù hợp với ngân sách
- Có không gian đỗ xe thuận lợi
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cần được chuẩn bị kĩ càng, có phương án dự phòng trong trường hợp xấu nhất. Tốt nhất bạn nên tham khảo vài địa điểm để có thể thay đổi linh hoạt bất cứ lúc nào.
Lên ý tưởng concept cho sự kiện của bạn
Mỗi chương trình tổ chức sự kiện đều sẽ phải có “Chủ đề” đi kèm, đó cũng chính là linh hồn của chương trình và là cơ sở để dựng concept cho chương trình.
Tên chủ đề của chương trình cần ngắn gọn, dễ hiểu và hàm chứa cảm xúc, ý nghĩa nhất định mang giá trị của tổ chức. Tên chủ đề hay “slogan” của chương trình nên lóe sáng lên một ý nghĩa nhất định gây được thiện cảm và thu hút sự tò mò của người nghe.
Các doanh nghiệp cứ việc lên chủ đề chương trình, còn concept cứ đề TheAnh Events lo. Chúng tôi có rất nhiều concept sự kiện phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Lên kịch bản chi tiết sự kiện
Kịch bản chương trình vô cùng quan trọng, là khung xương của chương trình, đảm bảo cho sự kiện được diễn ra khoa học và hiệu quả.
Kịch bản chương trình sẽ bao gồm các mục sau:
- Mở màn chương trình
- Giao lưu văn nghệ
- Khai tiệc
- Giao lưu trò chơi
- Tổng kết sự kiện
Ngoài ra, các hạng mục âm thanh, ánh sáng cũng cần phải nắm bắt được kịch bản để điều phối một cách hợp lý, trơn tru.
MC cần chuẩn bị ngôn từ kỹ lưỡng, trau chuốt để gây được điểm nhấn và cảm xúc lắng đọng trong suốt chương trình.
Tham khảo thêm: Bắt kịp xu hướng tổ chức tất niên công ty hiện đại, dẫn đầu 2024
Vừa rồi là những chia sẻ của TheAnh Events đối với câu hỏi ” Tổ chức sự kiện cần những gì?”. Từ những kỹ năng và kinh nghiệm lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi luôn mong muốn mang đến những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất tới quý khách.
Hãy liên hệ TheAnh Events để được tư vấn và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tối ưu nhất với chi phí tốt nhất thị trường hiện nay.
