Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
- Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
- Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
- Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
- Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
- Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
- Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
- Festive events: Lễ hội truyền thống, lễ hội thường niên, liên hoan, Festive,…
- Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
- Meetings: Là các buổi gặp gỡ thảo luận, gặp mặt giao lưu, họp hành, hội thảo,…
- Seminars: Là các buổi hội thảo học thuật chuyên đề
- Workshops: Bán hàng
- Conferences: Là các buổi Hội thảo
- Conventions: Là các buổi Hội nghị
- Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
- Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
- Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
- Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
- Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG
Công việc triển khai sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Có như vậy sự kiện mới diễn ra một cách thành công và hạn chế được những rủi ro đột xuất, không may có thể xảy ra gây thất bại nặng nề cho sự kiện. Vậy tổ chức sự kiện cần những gì? Gồm những công việc nào?
Bước 1. Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
Mục tiêu ở đây có thể là: Tăng nhận thức thương hiệu, công ty, buổi ra mắt sản phẩm, kết nối khách hàng, hay chỉ đơn giản là tạo niềm vui cho nhân viên. Loại hình sự kiện có thể là hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, tiệc tùng, hay các hoạt động team building,…Đây là yếu tố đầu tiên và là nền móng của một kế hoạch tổ chức sự kiện.
Bước 2. Xác định khách mời, các đối tượng tham gia sự kiện
Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện nên khoanh vùng đối tượng phù hợp, tránh việc mời sai đối tượng dẫn đến lãng phí ngân sách, nguồn lực. Đồng thời việc xác định đúng đối tượng khách mời tham dự sự kiện sẽ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp, thu hút được sự quan tâm của khách mời. Bước này giúp xác định rõ ràng hơn mục tiêu của quy trình tổ chức sự kiện. Cần chú ý:
- Xác định rõ đối tượng khách mời là ai, độ tuổi, nghề nghiệp,…
- Số lượng khách mời là bao nhiêu?
- Lên danh sách và tiến hành gửi thư xác nhận tham dự để chuẩn bị tiếp đón tốt hơn.
- Danh sách khách mời này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng trong việc gửi thư cảm ơn, ảnh kỷ niệm sau sự kiện dễ dàng hơn.
Bước 3. Xác định thông điệp của sự kiện
Có thể nói ý tưởng và thông điệp là linh hồn của sự kiện, ý tưởng này sẽ quyết định đến toàn bộ concept, thông điệp chính. Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, việc tìm ra được một thông điệp càng sâu sắc, càng sáng tạo sẽ tăng sức hút cho sự kiện và ghi điểm trong mắt của khách hàng. Lưu ý là thông điệp của sự kiện cần được xây dựng ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn hàm chứa đầy đủ thông tin.
Thông điệp (Key message): Là thông điệp xuyên suốt trong sự kiện, mọi thể hiện đều phải xoay quanh nó.
Bước 4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Thời gian
Chú ý 2 điểm sau trong khi xác lập thời gian cho kế hoạch tổ chức sự kiện: đó chính là khung thời gian nào khách mời sẽ tham gia đông nhất, đo lường thời gian từ khâu chuẩn bị đến lúc sự kiện diễn ra.
Địa điểm
Việc xác định địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc vào số lượng khách mời, ý tưởng của sự kiện, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp. Địa điểm lựa chọn nên thuận tiện về giao thông đi lại, gần trung tâm, thoáng mát,..ngoài ra nếu sự kiện ngoài trời phải backup thêm các địa điểm thay thế hoặc phương án giải quyết nếu gặp sự cố như mưa, bão,..Ngoài ra, địa điểm tổ chức sự kiện cũng phải phù hợp với đối tượng người tham gia và mục đích của chương trình sự kiện.
Bước 5. Lựa chọn chủ đề cho sự kiện
Một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn sẽ giúp cho sự kiện trở nên độc đáo và nổi bật hơn cả. Yêu cầu đặt ra với đội tổ chức sự kiện là cần tập trung sáng tạo tên sự kiện, đó sẽ là một khẩu hiệu thương hiệu ngắn và đáng nhớ để mô tả sự kiện. Tiếp đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.
Bước 6. Lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Bước lập kế hoạch tổng thể đóng vai trò là một trong những bước quan trọng nhất. Bằng những thông tin đã được tổng hợp và đưa ra từ bước trước đó để làm bản kế hoạch tổng thể cho sự kiện. Hãy chú ý tất cả các khoảng thời gian trước trong và sau sự kiện đều không được bỏ sót. Sau đó gửi bản tổng thể cho khách hàng kiểm tra và lựa chọn.
Bước 7. Lên kế hoạch chi tiết cho chương trình sự kiện
Từ kế hoạch tổng thể đơn vị và những lựa chọn của khách hàng đơn vị tổ chức sẽ lên kết hoạch chi tiết. Kế hoạch tổ chức sự kiện càng chi tiết, mức độ thành công càng cao. Tùy vào loại hình sự kiện có thể xây dựng các kịch bản khác nhau cho sự kiện, ví dụ như sự kiện khai trương sẽ khác với tổ chức tiệc tất niên. Khai trương thì chú ý nhiều hơn vào phần mở màn còn tiệc tất niên sẽ chú ý nhiều hơn vào phần tiệc.
Bước 8. Lập ngân sách tổ chức sự kiện
Sau khi đã có chương trình cụ thể tiếp theo là lên ngân sách phù hợp cho sự kiện. Việc này cũng tùy vào mục đích và điều kiện của bên tổ chức để đưa ra ngân sách thích hợp nhất.
Ngân sách bao gồm toàn bộ dịch vụ và dự trù cho các chi phí phát sinh. Việc lập dự trù chi phí cũng giúp tránh những bất ngờ không mong muốn như thiếu ngân sách hoặc lạm chi sau tổ chức. Từ đó, hạn chế tối đa các thiếu sót, đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sự kiện.
Nếu kết hợp với các công ty tổ chức sự kiện, ngân sách sẽ được lập dựa vào yêu cầu của khách hàng để được giá cả tối ưu nhất.
Bước 9. Chuẩn bị và triển khai sự kiện
Sau khi đã hoàn thành các bước trên, bước thứ 9 của một kế hoạch sự kiện đó là: Chuẩn bị và triển khai sự kiện theo kế hoạch tổ chức sự kiện đã lập. Ngoài ra, bạn cũng cần phải chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra trong sự kiện, ví dụ như: mất điện, hỏa hoạn,…
Sau khi chuẩn bị xong, bạn cần triển khai sự kiện và theo dõi công việc trong quá trình xuyên suốt diễn ra sự kiện, cần có sự phân công nhân lực, timeline rõ ràng, hợp lý và và giám sát tiến độ chặt chẽ, bao gồm: tiếp đón khách, hướng dẫn, sắp xếp chỗ ngồi, chuyển đổi các khu vực trong sự kiện, giám sát các thiết bị và công nghệ được sử dụng trong sự kiện,…
Bước 10. Đánh giá kết quả sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, bạn cần nhìn lại và đo lường kết quả sự kiện để rút ra các kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau thành công hơn. Các hoạt động đánh giá có thể bao gồm thu thập phản hồi từ khách hàng, đối tác, nhân viên, chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng, quy trình tổ chức sự kiện,…
